Rejestry, Ewidencja, Archiwum 

 

 

Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności Urzędu w określony, jednolity sposób. Nakładają również obowiązek prowadzenia określonych rejestrów, ewidencji i archiwów.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentację nie archiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazywana archiwum państwowemu. Dokumentacją nie archiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępnione na zasadach określonych w przepisach prawa. Udostępnienie należy do komórki organizacyjnej Urzędu, stosownie do jej zakresu działania. W rejestrach dotyczących uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej.

Większość rejestrów i ewidencji prowadzone jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych/Dz. U. Nr 101 poz.926 z 2002 roku /. Przepis szczególny może zezwolić na udostępnienie danych / powszechna dostępność, jawność/. Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa/np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe/. Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych, a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.

Dane osobowe udostępnia się na pisemny umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.

 

 

Wniosek o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych.

 

Poszczególne komórki Urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności:

 

BIURO RADY MIEJSKIEJ PROWADZI REJESTRY:

  1. Uchwał Rady Miejskiej
  2. Wniosków i interpelacji radnych
  3. Wniosków i opinii komisji.
  4. Rejestr jednostek pomocniczych Gminy

 

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY PROWADZI:

  1. Rejestr zarządzeń Burmistrza
  2. Rejestr skarg i wniosków
  3. Rejestr jednostek organizacyjnych Gminy
  4. Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
  5. Rejestr instytucji kultury (26.9 KB)
  6. Rejestr żłobków i klubów dziecięcych (110.4 KB)
  7. Wykaz dziennych opiekunów świadczących opiekę nad dziećmi do lat 3 na terenie miasta i Gminy Wolsztyn

 

WYDZIAŁ KOMUNALNY I OCHRONY ŚRODOWISKA:

1) rejestr decyzji na zajęcie pasa drogowego i umieszczanie w nim urządzeń obcych,
2) rejestr pozwoleń na wykonanie zjazdów z dróg gminnych,
3) ewidencja dróg gminnych,
4) rejestr decyzji o zezwoleniu na wycinkę drzew i krzewów,
5) rejestr decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach

 

WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH PROWADZI:

  1. Rejestr wyborców
  2. Rejestr koper dowodowych
  3. Rejestr mieszkańców
  4. Rejestr zamieszkania cudzoziemców
  5. Rejestr koncesji na sprzedaż napojów alkoholowych
  6. Rejestr licencji na przewóz osób taksówką oraz regularny przewóz osób
  7. Rejestr kwalifikacji wojskowej
  8. Ewidencja obiektów świadczących usługi hotelarskie niebędących obiektami hotelarskimi

 

WYDZIAŁ FINANSÓW I PODATKÓW:

  1. Rejestr umorzeń zaległości podatkowych i odroczeń terminów płatności
  2. Rejestr wydanych zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych
  3. Rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie
  4. Rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach
  5. Rejestr zaświadczeń o posiadaniu gospodarstwa i użytków rolnych oraz
  6. dochodowości z gospodarstwa
  7. Rejestr ulg inwestycyjnych
  8. Rejestr zwolnień 5 letnich z tytułu nabycia gruntu na powiększenie lub
  9. utworzenie gospodarstwa rolnego
  10. Ewidencję podatników

 

WYDZIAŁ GOSPODARKI PRZESTRZENNEJ I OBROTU NIERUCHOMOŚCIAMI PROWADZI:

  1. Rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania
  2. Rejestr procedur zamówień publicznych i umów
  3. Rejestr decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego
  4. Rejestr decyzji o ustaleniu warunków zabudowy
  5. Rejestr miejscowych planów zagospodarowania
  6. Rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planów zagospodarowania

 

WYDZIAŁ INWESTYCJI:

  1. Rejestr procedur zamówień publicznych

URZĄD STANU CYWILNEGO PROWADZI:

  1. Skorowidz alfabetyczny aktów urodzeń, małżeństw, zgonów

 

STRAŻ MIEJSKA PROWADZI:

  1. Rejestr spraw o wykroczenia
  2. Rejestr przekazanych druków MRD - 5
  3. Rejestr kontroli pracy patroli
  4. Rejestr notatników służbowych
  5. Rejestr interwencji Straży Miejskiej
  6. Ewidencję etatów
  7. Ewidencję wyposażenia w środki przymusu bezpośredniego
  8. Ewidencję wyników działań straży

 

 

Załączniki

wykaz_dziennych_opiekunow_gmina_wolsztyn.pdf

Data: 2017-01-05 10:32:20 Rozmiar: 150.83k Format: .pdf Pobierz

wykaz_dziennych_opiekunow_gmina_wolsztyn_23.02.2017.pdf

Data: 2017-02-27 17:12:51 Rozmiar: 151.23k Format: .pdf Pobierz
Liczba odwiedzin : 1832
Podmiot udostępniający informację : Urząd Miejski w Wolsztynie
Osoba wprowadzająca informację : Damian Sarbak
Osoba odpowiedzialna za informację : Łukasz Czerwiński
Czas wytworzenia: 2009-07-21 13:38:04
Czas publikacji: 2017-02-27 17:12:07
Data przeniesienia do archiwum: Brak